1. Introductie

Solidaridad is op zoek naar een telemarketing partner. Omdat het contract met het huidige telemarketingbureau binnenkort afloopt, oriënteren wij ons via deze uitvraag opnieuw op de markt. Het gaat om een raamopdracht van vier jaar, waarbinnen verschillende deelopdrachten worden uitgevoerd. 

2. Over Solidaridad

Solidaridad is een internationale organisatie die zich inzet voor eerlijke en duurzame handel wereldwijd. Wij geloven dat als we allemaal solidair zijn, niemand tekortkomt. Daarom komen we in actie voor een wereld waarin alles wordt gemaakt en gekocht in solidariteit met mens, milieu en toekomstige generaties. We helpen boeren, arbeiders, ondernemers en andere ‘makers’ over de hele wereld aan meer kennis, rechten, kansen en connecties. 

Solidaridad is actief in 50 landen en heeft haar oorsprong in Nederland (opgericht in 1969). Solidaridad heeft ongeveer 10.000 donateurs in Nederland en is een CBF-Erkende organisatie. Wij zetten telemarketing in als instrument om het contact met deze donateurs warm te houden. Daarnaast werven we via telemarketing nieuwe donateurs. 

3. Over de opdracht

Verschillende campagnes per jaar

De opdracht bestaat uit het uitvoeren van een à drie telemarketingcampagnes per jaar in de periode 1 januari 2026 tot en met 31 december 2029. Het aantal campagnes is afhankelijk van het in het betreffende jaar beschikbare budget. Iedere campagne bestaat uit het bellen van 1.000-5.000 personen, volgens een samen te bepalen script. Vaak zal het gaan om het voorleggen van een vraag om: 

  • Solidaridad financieel te steunen
  • Solidaridad met een structurele (in plaats van eenmalige) bijdrage te steunen
  • de structurele gift aan Solidaridad te verhogen 
  • interesses en voorkeuren met ons te delen

Campagnes in 2026

Voor het jaar 2026 staan twee telemarketingcampagnes gepland:

  1. Leadcampagne ter waarde van maximaal €17.500.- inclusief BTW: personen die interesse hebben in Solidaridad worden gebeld met de vraag of zij Solidaridad financieel willen steunen (vanaf januari 2026)
  2. Upgrade campagne ter waarde van maximaal €10.000,- inclusief BTW: vaste donateurs worden benaderd met de vraag hun huidige giftbedrag te verhogen (in de loop van 2026). 

Onze waarden

We vinden het belangrijk om onze waarden uit te dragen in de telefoongesprekken die we voeren. Dat betekent oprechte betrokkenheid, respect, en een positieve, menselijke benadering. We willen dat (potentiële) donateurs voelen dat ze écht verschil maken — niet alleen met hun bijdrage, maar als onderdeel van een wereldwijde beweging voor verandering.

4. Geschiktheidsvoorwaarden

Voor deze opdracht zoeken wij een telemarketingbureau dat:

  • de Solidaridad Partner Code en de Code voor Telemarketing 2024 onderschrijft
  • aantoonbaar maatregelen heeft genomen om de bescherming en verwerking van persoonlijke data te waarborgen, in lijn met de AVG-wetgeving. 
  • bereid is gespreksopnames en rapportages te delen met Solidaridad, ten behoeve van kwaliteitsmonitoring.
  • elk gesprek vanuit interesse en verbinding benadert: een beller luistert naar de persoon, vertelt met passie wat Solidaridad doet, en sluit af met een goed gevoel, ook als iemand besluit (nog) niet te geven.

5. Uitsluitingsgronden

  • Van deelname aan de selectieprocedure en de contractering is uitgesloten iedere partij die zich in een of meer van de omstandigheden bevindt zoals bedoeld in de artikelen 2.86 en 2.87 van de Aanbestedingswet.
  • Aanbieders mogen geen belangenconflict hebben bij het indienen van een aanbod bij Solidaridad. Belangenconflict verwijst naar elke situatie waarin het aanbod van een aanbieder mogelijk wordt gecompromitteerd of niet onpartijdig en objectief is om redenen die verband houden met familie, privéleven, politieke of nationale affiniteit, economische belangen of enige andere connectie of gedeelde belangen met een andere persoon. 
  • Indien de aanbieder vermoedt dat er sprake is van mogelijke belangenconflicten, dient deze, samen met het voorstel, een schriftelijke verklaring in te dienen waarin alle voorwaarden en omstandigheden van dergelijke potentiële belangenconflicten aan Solidaridad worden uiteengezet. 
  • Een belangenconflict dat niet effectief kan worden opgelost met minder beperkende middelen, vormt een optionele uitsluitingsgrond voor een aanbieder.

6. Contractuele voorwaarden

  • De geselecteerde partij wordt door Solidaridad gecontracteerd via een raamovereenkomst en separaat overeen te komen opdrachtovereenkomsten waarin de details van de uit te voeren campagnes worden vastgelegd. 
  • Als onderdeel van de raamovereenkomst zal een verwerkersovereenkomst worden afgesloten voor de verwerking van persoonsgegevens.
  • De raamovereenkomst heeft een looptijd van maximaal vier jaar, wordt jaarlijks geëvalueerd en kent een maximale waarde van € 200.000,- inclusief BTW. De gezamenlijke waarde van de opdrachtovereenkomsten kan lager uitvallen dan deze € 200.000,-, maar zal dit maximum nooit overschrijden. 
  • De raamovereenkomst start naar verwachting op 1 januari 2026 en eindigt op 31 december 2029.
  • De opdrachtovereenkomsten bevatten een overeengekomen werkplan en budget.
  • De overeenkomsten worden opgesteld op basis van Solidaridad’s standaard contract.

7. Voorstel indienen

Geïnteresseerde bureaus kunnen hun voorstel voor vrijdag 14 november 2025 sturen naar Anouk van der Pas (anouk.vanderpas@solidaridadnetwork.org). 

Het in te dienen voorstel bestaat uit:

  • Korte introductie van het bureau en relevante ervaring
  • Beschrijving van de aanpak en te verwachten resultaten bij 1.000 belbare contacten voor een fictieve:
    – Upgradecampagne (op basis van een gemiddeld giftbedrag van 10 euro per maand)
    – Leadcampagne (het nabellen van leads die binnenkomen op de petitie voor Eerlijke chocolade in de supermarkt)
    – Reactivatiecampagne (donateurs die langer dan 24 maanden niet gegeven hebben).
  • Voorbeeld van een rapportage
  • Overzicht van uurtarieven en inzicht in kostenstructuur
  • Referenties van minimaal twee klanten uit de goededoelensector

Voorwaarden:

  • Voorstellen die later dan bovengenoemde datum binnenkomen, worden niet in behandeling genomen.
  • Het ingediende voorstel moet drie (3) maanden geldig zijn vanaf de datum van indiening.
  • Door het indienen van een voorstel verklaren de aanbieders zich onvoorwaardelijk akkoord met de inhoud en voorwaarden in dit document.

8. Procedure

Deze uitvraag wordt openbaar gepubliceerd op www.solidaridad.nl en onder de aandacht gebracht via het netwerk van Solidaridad. 

Nadat de deadline voor het indienen van een voorstel is verstreken, beoordeelt een selectiecommissie, bestaande uit het Hoofd Communicatie & Campagnes en de Fondsenwerver, de ingediende voorstellen op volledigheid, waarna de selectiecommissie het aanbod op eventuele voorbehouden van de indiener beoordeelt.

Indien het aanbod tijdig, correct en zonder voorbehoud wordt ingediend, wordt het getoetst aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen.

Op basis van deze beoordeling, maakt Solidaridad een shortlist van gekwalificeerde bureaus en nodigt maximaal drie bureaus uit voor een persoonlijk gesprek over het ingediende voorstel. De selectiebeslissing voor de shortlist wordt schriftelijk aan alle aanbieders meegedeeld. 

Na de beoordeling en selectie wordt met de geselecteerde partij een (Raam)overeenkomst opgesteld volgens het door Solidaridad voorgestelde format. 

Deze overeenkomst vormt de basis voor de verschillende opdrachten. Hierna volgt een Kick-Off-bijeenkomst waarin de verdere details en planning worden afgestemd.

De volgende doorlooptijden zijn van toepassing:

Publicatie uitvraag – Dinsdag 14 oktober 2025
Deadline indienen voorstel  – Vrijdag 14 november 2025 
Uitnodiging geshortliste bureaus voor gesprekken- Dinsdag 18 november 2025
Gesprekken met geshortliste bureaus – Dinsdag 25 november 2025
Beslissing geselecteerde bureau  – Vrijdag 28 november 2025
Tekening raam- en opdrachtovereenkomst – Vrijdag 18 december 2025
Startdatum samenwerking- Maandag 5  januari 2026

Zijn er vragen over de procedure, neem dan contact op met Anouk van der Pas (anouk.vanderpas@solidaridadnetwork.org). 

9. Selectiecriteria

We beoordelen de voorstellen op basis van de volgende criteria:

10. Communicatie, vertrouwelijkheid en persoonsgegevens

De aanbieder draagt ​​er zorg voor dat al het contact met Solidaridad met betrekking tot de selectieprocedure tijdens de procedure uitsluitend schriftelijk plaatsvinden, per e-mail aan anouk.vanderpas@solidaridadnetwork.org

De door of namens Solidaridad verstrekte documenten worden vertrouwelijk behandeld. 

De aanbieder legt ook een geheimhoudingsplicht op aan alle door hen ingeschakelde partijen. Elke schending van de geheimhoudingsplicht door de aanbieder of door hen ingeschakelde derden geeft Solidaridad grond tot uitsluiting van de aanbieder, zonder dat voorafgaande schriftelijke of mondelinge waarschuwing vereist is.

Alle door de aanbieders  verstrekte informatie, documenten en andere gevraagde of verstrekte gegevens worden door Solidaridad met de nodige zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid behandeld. 

De verstrekte informatie wordt na beoordeling door Solidaridad vertrouwelijk behandeld. De verstrekte informatie wordt niet aan de aanbieder geretourneerd.

11. Diversen

Geen vergoeding

Solidaridad respecteert de inspanning en tijd die van aanbieders wordt verwacht in deze selectieprocedure. Solidaridad moet haar financiële middelen echter zo zuinig mogelijk inzetten. Daarom zal Solidaridad aanbieders geen vergoeding toekennen voor hun deelname.

Beleid

Solidaridad hanteert een beperkt aantal interne beleidsregels en strategieën die relevant zijn voor deze selectieprocedure, waaronder een partner code en privacybeleid. Deze beleidsregels worden ter beschikking gesteld aan het geselecteerde bureau tijdens de ondertekening van de (raam)overeenkomst. Solidaridad verwacht dat het bureau deze beleidsregels of vergelijkbare normen erkennen en naleven. 

13. Disclaimer

Solidaridad behoudt zich het recht voor om deze selectieprocedure, of een beslissing met betrekking tot de selectie van een bureau of de daaropvolgende gunning van de opdracht, bij te werken, te wijzigen, te corrigeren, te verlengen, uit te stellen, in te trekken of op te 

schorten. Solidaridad is in deze selectieprocedure niet verplicht een beslissing te nemen over de gunning van de opdracht of een opdracht met een deelnemer af te sluiten.

Deelnemers aan de selectieprocedure kunnen op geen enkele wijze een schadevergoeding eisen van Solidaridad, of aanverwante personen of entiteiten, indien een van de bovengenoemde situaties zich voordoet.

Door een voorstel in te dienen, gaan aanbieders akkoord met alle voorwaarden en voorbehouden die in dit document zijn gemaakt.